¿Qué es un contrato de administración de inmuebles?
Es un contrato de mandato: el propietario (mandante) le confía a la inmobiliaria (mandataria) la gestión de su inmueble por cuenta y riesgo de él (Código Civil, artículo 2142). En la práctica, la inmobiliaria busca arrendatario, firma el contrato de arrendamiento, cobra el canon, atiende al inquilino y le liquida al dueño cada mes.
Son dos contratos distintos: el de administración, entre el propietario y la inmobiliaria, y el de arrendamiento, entre la inmobiliaria y el inquilino. Lo que debe tener este último lo explicamos en la guía del contrato de arrendamiento.
Qué debe incluir
- Las partes y el inmueble: identificación del propietario y de la inmobiliaria, dirección y matrícula inmobiliaria.
- Las facultades de la inmobiliaria: arrendar, fijar o negociar el canon, cobrar, iniciar procesos de restitución, pagar cuotas de administración o impuestos si se pacta.
- La comisión: el porcentaje, sobre qué se calcula y el IVA.
- La liquidación: cada cuánto, en qué fecha se transfiere y a qué cuenta.
- Gastos y reparaciones: hasta qué monto puede autorizar la inmobiliaria sin consultar.
- Garantías: si se exige codeudor o póliza al arrendatario y quién la paga.
- Duración, terminación y entrega: el preaviso y qué se entrega al terminar.
- Datos personales: cómo se tratan los datos del propietario y del inquilino (Ley 1581 de 2012).
La comisión y el IVA
La comisión es el porcentaje que cobra la inmobiliaria por administrar, y lo pactan las partes. Casi siempre se calcula sobre el canon; si el contrato no lo aclara, conviene decir si incluye o no la cuota de administración del conjunto, que es plata de paso. Y como el canon sube cada año con el IPC —ver el incremento del arriendo 2026—, la comisión sube con él.
La comisión es un servicio gravado: sobre ella se cobra el IVA del 19 %. El arriendo de vivienda, en cambio, está excluido de IVA. En el ejemplo de arriba, con una comisión pactada del 10 %, sobre $ 4.800.000 recaudados la comisión es $ 480.000 y su IVA $ 91.200.
La liquidación mensual y la rendición de cuentas
Como mandataria, la inmobiliaria está obligada a rendir cuentas de su administración, con las partidas importantes documentadas (Código Civil, artículo 2181). Lo práctico es un estado de cuenta mensual por propietario con:
- Lo recaudado de cada inmueble y de qué mes.
- La comisión y su IVA.
- Los gastos y reparaciones descontados, con sus soportes.
- El valor a transferir y la fecha de la transferencia.
Gastos, reparaciones y servicios
Pacta un tope para las reparaciones que la inmobiliaria puede hacer sin consultar, y que por encima de él pida autorización. Cada gasto que se descuente de la liquidación debe llevar su factura o su soporte.
Deja escrito también quién paga la cuota de administración del conjunto, el impuesto predial y los servicios mientras el inmueble está desocupado.
La matrícula de arrendador
Quien tenga como actividad principal arrendar inmuebles de terceros o intermediar en su arrendamiento, en municipios de más de 15.000 habitantes, debe estar matriculado ante la autoridad competente del municipio (Ley 820, artículo 28). Antes de firmar, pídele a la inmobiliaria su número de matrícula.
Duración y terminación
El contrato debe decir cuánto dura, si se renueva solo y con cuánto preaviso se puede terminar (no es el mismo preaviso del arriendo, que va entre arrendador e inquilino). Al terminar, la inmobiliaria debe entregar las cuentas al día, el dinero pendiente, las llaves, los documentos y la información de los contratos de arrendamiento vigentes, que siguen existiendo aunque cambie quien administra.
Qué revisar antes de firmar
- La matrícula de arrendador de la inmobiliaria.
- El porcentaje de comisión, sobre qué se calcula y si el IVA va aparte.
- La fecha de transferencia y el estado de cuenta que vas a recibir.
- El tope de gastos sin autorización y cómo se soportan.
- Qué pasa si el inquilino no paga: quién cobra, quién asume los costos del proceso y si hay póliza.
- Cómo y con cuánto preaviso puedes terminar el contrato.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre el contrato de administración y el de arrendamiento?
El de administración es entre el propietario y la inmobiliaria: es un mandato para que ella arriende y administre. El de arrendamiento es entre la inmobiliaria (o el dueño) y el inquilino.
¿La comisión de administración lleva IVA?
Sí. La comisión es un servicio gravado con IVA del 19 %. El arriendo de vivienda, en cambio, está excluido de IVA.
¿Cada cuánto debe liquidar la inmobiliaria?
Lo que diga el contrato; lo usual es cada mes. Como mandataria, debe rendir cuentas de su administración con las partidas importantes documentadas.
¿La inmobiliaria necesita algún registro?
Sí. Quien arrienda inmuebles de terceros como actividad principal, en municipios de más de 15.000 habitantes, debe tener matrícula de arrendador ante la autoridad del municipio.
¿La inmobiliaria puede hacer reparaciones sin consultarme?
Solo hasta el monto que pacten en el contrato. Por encima de ese tope debe pedir autorización, y cada gasto descontado debe tener su soporte.
Fuentes
- Código Civil, artículo 2142, el mandato.
- Código Civil, artículo 2181, la rendición de cuentas.
- Ley 1581 de 2012, protección de datos personales.
- Ley 820 de 2003, artículo 28 (matrícula de arrendadores).
Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría de un abogado.