Contrato de Transmisión de Datos Personales

PARTES

LEVEL UP SEO SEM AGENCY LLC, sociedad de responsabilidad limitada (limited liability company) constituida conforme a las leyes del Estado de la Florida, Estados Unidos de América, inscrita en la División de Sociedades de la Florida con el número L21000405203, con número de identificación tributaria federal (EIN) 87-2683144 y domicilio principal en 255 S Orange Avenue, Suite 104 #1473, Orlando, Florida 32801, Estados Unidos de América, representada por Wilson Andrés Ocampo en su calidad de Manager, en adelante el ENCARGADO; y

la inmobiliaria que crea su cuenta en el software GestRent, identificada con la razón social, el NIT, la ciudad, la dirección, el teléfono y el correo de contacto que registra en su cuenta, representada por la persona que acepta este contrato y que declara tener facultades suficientes para obligarla, en adelante el RESPONSABLE,

quienes en conjunto se denominan las Partes, celebran el presente contrato, previas las siguientes consideraciones.

CONSIDERACIONES

1. Que el RESPONSABLE adquirió del ENCARGADO una licencia de uso del software de gestión de arrendamientos GestRent (antes Rent Control Pro), o el nombre comercial que lo reemplace (el «Software»), que el ENCARGADO presta como servicio en la nube.
2. Que para prestar ese servicio el ENCARGADO necesita tratar, por cuenta del RESPONSABLE, datos personales de los titulares que el RESPONSABLE registra en el Software.
3. Que el RESPONSABLE es quien decide sobre esos datos y su tratamiento, y el ENCARGADO actúa únicamente por su cuenta y siguiendo sus instrucciones.
4. Que la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 exigen que la transmisión de datos personales a un encargado se regule en un contrato que establezca los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable y sus obligaciones frente al titular y al responsable.

En consecuencia, las Partes acuerdan las siguientes cláusulas.

CLÁUSULA PRIMERA. DEFINICIONES

Para los efectos de este contrato, y en concordancia con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento, como los inquilinos, propietarios, codeudores y personas de contacto del RESPONSABLE.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para que el encargado realice un tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Usuarios: personas del equipo del RESPONSABLE con acceso al Software, y los propietarios e inquilinos a quienes el RESPONSABLE les habilite un portal de consulta.
• Subencargado: proveedor de infraestructura o de servicios que el ENCARGADO utiliza para prestar el servicio y que, en esa medida, trata datos personales. Se relacionan en el Anexo C.
• Incidente de seguridad: acceso, pérdida, uso, divulgación o alteración no autorizados de datos personales.

CLÁUSULA SEGUNDA. OBJETO

Este contrato regula las condiciones en que el RESPONSABLE transmite al ENCARGADO datos personales de sus Titulares, y en que el ENCARGADO los trata por cuenta del RESPONSABLE, con el único fin de prestar el servicio de licencia de uso del Software.

CLÁUSULA TERCERA. TITULARES Y DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO

Titulares: inquilinos o arrendatarios; propietarios; codeudores y garantes; y los Usuarios del RESPONSABLE y sus representantes.

Categorías de datos:

• De identificación: nombre, tipo y número de documento.
• De contacto: correo electrónico y teléfono.
• Del inmueble: dirección, ciudad, matrícula inmobiliaria, ficha catastral y ubicación geográfica aproximada.
• Contractuales: contratos de arrendamiento y de administración, fechas, canon, incrementos, garantías y pólizas.
• Financieros: cobros, pagos, abonos, mora, estados de cuenta, liquidaciones y datos de la cuenta en la que se consigna al propietario.
• De facturación electrónica: dígito de verificación del documento, y dirección y ciudad del inquilino y del propietario cuando figuran en la factura como adquirente o como mandante, además de los datos de identificación, de contacto y financieros que la factura exige.
• Del certificado de firma digital: nombres, apellidos, tipo y número de documento, correo electrónico y celular del representante legal del RESPONSABLE, o del propio RESPONSABLE si es persona natural, que se usan únicamente para generar y renovar ese certificado.
• De cumplimiento: puntaje interno de cumplimiento de pagos y de cuidado del inmueble, calculado únicamente con datos del propio RESPONSABLE.
• Imágenes y documentos: fotografías de comprobantes de pago, de facturas de servicios públicos y de daños del inmueble; actas de entrega y de recibo del inmueble con sus fotografías y firmas; firma del representante del RESPONSABLE; paz y salvos y certificados emitidos.
• De seguimiento: notas, llamadas y visitas registradas por los Usuarios.

Datos sensibles y de menores. El Software no está diseñado para tratar datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes. El RESPONSABLE se obliga a no registrarlos; si por excepción lo hiciera, asume la obtención de la autorización especial que exige la ley (artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012). La validación de identidad que exige el certificado de firma digital, con la fotografía del documento y la del rostro del representante legal, la hace el representante directamente con la entidad de certificación digital: esas imágenes no pasan por el Software y el ENCARGADO no las recibe.

CLÁUSULA CUARTA. ALCANCE DEL TRATAMIENTO

Por cuenta del RESPONSABLE, el ENCARGADO podrá recolectar datos únicamente a través de lo que registran los Usuarios o cargan los Titulares en sus portales; almacenarlos, usarlos, organizarlos y consultarlos; circularlos hacia los Subencargados del Anexo C y, en el caso de la factura electrónica, hacia la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y hacia la entidad de certificación digital que expide el certificado de firma digital del RESPONSABLE, por conducto del proveedor tecnológico de ese anexo; y actualizarlos, rectificarlos y suprimirlos, siempre dentro de las finalidades de la cláusula sexta.

CLÁUSULA QUINTA. ACTIVIDADES QUE EL ENCARGADO REALIZA POR CUENTA DEL RESPONSABLE

• Alojar, operar y mantener el Software y su base de datos.
• Generar cobros, liquidaciones, estados de cuenta, paz y salvos, actas de entrega y de recibo, certificados y demás documentos que el RESPONSABLE solicite en el Software.
• Habilitar portales de consulta a propietarios e inquilinos, cuando el RESPONSABLE lo decida, y enviarles por correo electrónico la invitación para crear su contraseña.
• Ubicar los inmuebles en un mapa a partir de su dirección.
• Leer con inteligencia artificial la imagen de una factura o las columnas de una hoja de cálculo, solo cuando un Usuario lo solicite de forma expresa.
• Enviar por correo electrónico, en nombre del RESPONSABLE y solo cuando este active esa función, recordatorios de pago a los Titulares antes del vencimiento y después de él, con el valor pendiente y, si el RESPONSABLE cobra en línea, el enlace de pago de ese cobro. Las respuestas de los Titulares llegan al correo de contacto del RESPONSABLE.
• Comunicar a la pasarela de pago que el RESPONSABLE haya configurado la referencia, el monto y, cuando estén registrados, el nombre y el correo del Titular, con el único fin de generar el enlace de pago y de registrar el pago que la pasarela confirme. El dinero se mueve entre el Titular y el RESPONSABLE; el ENCARGADO no lo recibe ni lo administra en ningún momento.
• Emitir, en nombre del RESPONSABLE y solo cuando este active esa función, las facturas electrónicas y las notas crédito que el RESPONSABLE expide desde el Software, a través del proveedor tecnológico de factura electrónica relacionado en el Anexo C, que las firma con el certificado de firma digital del RESPONSABLE, las transmite a la DIAN para su validación y las entrega al adquirente. Para ello se comunican al proveedor tecnológico y, por su conducto, a la DIAN, en su calidad de autoridad tributaria, los datos que exige la factura: el nombre o la razón social, el tipo y el número de documento con su dígito de verificación, la dirección, la ciudad, el correo y el teléfono del inquilino y del propietario que figuran como adquirente y como mandante, los valores del cobro y los datos del RESPONSABLE. El ENCARGADO guarda una copia del XML validado por la DIAN y del PDF de cada documento, como se indica en el Anexo C.
• Solicitar y renovar, en nombre del RESPONSABLE y solo cuando este lo pida, su certificado de firma digital ante la entidad de certificación digital que lo expide, a través del proveedor tecnológico relacionado en el Anexo C, y permitir que ese proveedor lo guarde para firmar las facturas electrónicas del RESPONSABLE. Para ello solo se comunican los datos que exige ese trámite —la razón social, el NIT, la dirección y la ciudad del RESPONSABLE, y los nombres, los apellidos, el tipo y el número de documento, el correo y el celular de su representante legal—, que se usan únicamente para generar y renovar ese certificado.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio.
• Realizar copias de seguridad, monitoreo, soporte técnico y demás medidas de seguridad.

CLÁUSULA SEXTA. FINALIDADES Y PROHIBICIONES

El ENCARGADO tratará los datos exclusivamente para las actividades de la cláusula quinta. En particular, no podrá:

• usar los datos para fines propios, comerciales o publicitarios;
• vender, ceder, arrendar o compartir los datos con terceros distintos de los Subencargados, salvo la entrega a la DIAN de las facturas electrónicas y notas crédito que expide el RESPONSABLE y la de los datos del certificado de firma digital a la entidad de certificación que lo expide;
• compartir datos, puntajes o historiales de un Titular con otras inmobiliarias que usen el Software: cada responsable accede únicamente a sus propios datos;
• combinar los datos del RESPONSABLE con los de otros clientes para elaborar perfiles de los Titulares.

El ENCARGADO podrá elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas sobre el uso del Software, que no permitan identificar a ningún Titular ni al RESPONSABLE, con el fin de operar y mejorar el servicio.

CLÁUSULA SÉPTIMA. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE

Además de los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el RESPONSABLE se obliga a:

• Obtener, antes de registrar a un Titular en el Software, su autorización previa, expresa e informada, y conservar la prueba. El Anexo A contiene un modelo. El Software permite dejar constancia de la fecha, del medio por el que se obtuvo y del Usuario que declara haberla obtenido; y, cuando el Titular tiene cuenta en el Software, le pide aceptar la política del RESPONSABLE la primera vez que entra y guarda la constancia de esa aceptación.
• Contar con la autorización del Titular para enviarle comunicaciones sobre el contrato y su cobro por correo electrónico, antes de activar los recordatorios de pago. El modelo del Anexo A la incluye.
• Informar a los Titulares las finalidades del tratamiento y la transmisión de sus datos al ENCARGADO y a sus Subencargados, incluso fuera de Colombia.
• Contar con una política de tratamiento de datos personales y ponerla a disposición de los Titulares. El Software ofrece un modelo que se completa con los datos de la cuenta del RESPONSABLE —razón social, NIT, dirección, ciudad, teléfono y correo— y se publica en un enlace propio. El RESPONSABLE lo adopta bajo su responsabilidad, verifica que describa sus tratamientos y lo complementa si trata datos para otras finalidades.
• Atender las consultas y reclamos de los Titulares dentro de los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, e informar al ENCARGADO lo necesario para cumplirlos.
• Registrar datos veraces, completos y actualizados, y corregirlos cuando corresponda.
• Inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, si le es exigible.
• Administrar las cuentas de sus Usuarios y retirar de inmediato el acceso de quienes ya no deban tenerlo. El Software le permite invitar, reenviar la invitación y quitar o devolver el acceso en cualquier momento.
• Contratar bajo su propia responsabilidad la pasarela de pago que decida usar, aceptar sus términos y atender lo que esa pasarela exija frente a los Titulares. El ENCARGADO no es parte de esa relación.
• Reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad, con el apoyo del ENCARGADO.

CLÁUSULA OCTAVA. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO

En cumplimiento del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, el ENCARGADO se obliga a:

• Tratar los datos solo conforme a las instrucciones del RESPONSABLE y a este contrato, y aplicar la política de tratamiento del RESPONSABLE en lo que le corresponda.
• Respetar los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
• Poner a disposición del RESPONSABLE herramientas para consultar, actualizar, rectificar, exportar y suprimir los datos de un Titular, de modo que pueda atender el derecho de hábeas data.
• Mantener disponible en el Software el modelo de política de tratamiento de la cláusula séptima, publicado en un enlace que los Titulares pueden consultar sin tener cuenta, e informar al RESPONSABLE cuando el modelo cambie.
• Apoyar al RESPONSABLE en las consultas y reclamos que requieran su intervención, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud, para que el RESPONSABLE cumpla los términos legales. Si la solicitud toca datos que trata un Subencargado, el ENCARGADO se la trasladará dentro del mismo plazo y le comunicará al RESPONSABLE la respuesta en cuanto la reciba.
• Adoptar y mantener las medidas de seguridad descritas en el Anexo B, para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Guardar reserva de los datos. Esta obligación se extiende a su personal y a los Subencargados, y subsiste después de terminado el contrato.
• Permitir el acceso a los datos solo a las personas que por su función lo requieran.
• Registrar las leyendas de «reclamo en trámite» o de «información en discusión judicial» cuando el RESPONSABLE lo indique, y abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular o cuyo bloqueo haya ordenado la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares, en coordinación con el RESPONSABLE.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CLÁUSULA NOVENA. TRANSMISIÓN INTERNACIONAL

El RESPONSABLE conoce y acepta que el Software y su base de datos se alojan en servidores ubicados en los Estados Unidos de América, a través de los Subencargados relacionados en el Anexo C, y que el proveedor tecnológico de factura electrónica de ese anexo, domiciliado en Colombia, trata los datos de las facturas y del certificado de firma digital en infraestructura en la nube ubicada en los Estados Unidos de América y en Sudamérica. El ENCARGADO garantiza que el tratamiento fuera de Colombia se realizará con un nivel de protección no inferior al exigido por la ley colombiana y conforme a este contrato.

Los Estados Unidos de América figuran en la lista de países con nivel adecuado de protección de datos personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017 y sus modificaciones). Si ese país dejara de figurar en la lista, las Partes adoptarán el mecanismo que la ley disponga para continuar la transmisión.

CLÁUSULA DÉCIMA. SUBENCARGADOS

El RESPONSABLE autoriza al ENCARGADO a utilizar los Subencargados del Anexo C. El ENCARGADO informará por escrito, con al menos quince (15) días calendario de antelación, cualquier cambio de Subencargados que él decida. Cuando el cambio lo haga un Subencargado en sus propias condiciones, proveedores o ubicaciones y afecte el tratamiento de los datos del RESPONSABLE, el ENCARGADO se lo informará dentro de los quince (15) días calendario siguientes a conocerlo y actualizará el Anexo C. Si el RESPONSABLE se opone a un cambio por razones fundadas de protección de datos, podrá terminar la licencia sin penalidad. El ENCARGADO exigirá a cada Subencargado obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de este contrato, por medio de un contrato o de los términos y la política de tratamiento que el Subencargado publica y que el ENCARGADO acepta por medios electrónicos, y responde frente al RESPONSABLE por su cumplimiento.

CLÁUSULA UNDÉCIMA. INCIDENTES DE SEGURIDAD

El ENCARGADO notificará al RESPONSABLE cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos sin dilación y, a más tardar, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su conocimiento. Si el incidente ocurre en los sistemas de un Subencargado, ese plazo se cuenta desde que el Subencargado se lo informe al ENCARGADO o desde que este lo conozca por otro medio, lo que ocurra primero. La notificación indicará, en la medida en que se conozca: la naturaleza del incidente; las categorías y el número aproximado de Titulares y de registros afectados; sus consecuencias probables; y las medidas adoptadas o propuestas. El ENCARGADO colaborará con el RESPONSABLE en el reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio y en la comunicación a los Titulares.

CLÁUSULA DUODÉCIMA. VERIFICACIÓN

El RESPONSABLE podrá solicitar, hasta una vez al año y con quince (15) días calendario de antelación, información escrita sobre las medidas de seguridad y el cumplimiento de este contrato. El ENCARGADO responderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Sobre los Subencargados, entregará la información que estos publiquen o le suministren.

CLÁUSULA DECIMOTERCERA. VIGENCIA, DEVOLUCIÓN Y SUPRESIÓN

Este contrato tiene la misma vigencia de la licencia de uso, incluido el período de prueba gratuita. A su terminación, por cualquier causa:

• el RESPONSABLE dispondrá de treinta (30) días calendario para exportar sus datos desde el Software, que ofrece una exportación completa en hoja de cálculo; a su solicitud, el ENCARGADO le entregará además las fotografías almacenadas y las copias del XML y del PDF de sus facturas electrónicas y notas crédito;
• vencido ese plazo, el ENCARGADO suprimirá los datos de sus sistemas activos dentro de los treinta (30) días calendario siguientes;
• las copias de seguridad se eliminarán al completar su ciclo de rotación, que no superará noventa (90) días;
• el ENCARGADO certificará por escrito la supresión en sus sistemas si el RESPONSABLE lo solicita;
• el ENCARGADO solo podrá conservar los datos que una norma le obligue a mantener, bloqueados y durante el tiempo que esa norma exija; y
• las facturas electrónicas y notas crédito que el RESPONSABLE ya expidió quedan en poder de la DIAN, y el proveedor tecnológico de factura electrónica las conserva durante el plazo indicado en el Anexo C, junto con los registros que prevén sus condiciones; el ENCARGADO dejará de enviarle datos y le pedirá desactivar la cuenta del RESPONSABLE en su servicio.

Si la prueba gratuita termina sin que el RESPONSABLE contrate un plan, su cuenta queda disponible solo para consultar y exportar. Transcurrido el plazo previsto en los Términos y Condiciones de la Licencia de Uso sin que contrate un plan, la licencia se entiende terminada y se aplica lo dispuesto en esta cláusula.

CLÁUSULA DECIMOCUARTA. RESPONSABILIDAD

Cada Parte responde por el cumplimiento de sus obligaciones. El ENCARGADO responderá por los perjuicios que cause por el incumplimiento de este contrato o de la ley que le sea imputable, con los límites pactados en los Términos y Condiciones de la Licencia de Uso. El RESPONSABLE mantendrá indemne al ENCARGADO frente a reclamaciones derivadas de la falta de autorización de los Titulares o del registro de datos que no debía registrar.

CLÁUSULA DECIMOQUINTA. LEY APLICABLE Y SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

En materia de protección de datos personales, este contrato se rige por la ley colombiana. Las controversias se resolverán ante la jurisdicción ordinaria colombiana.

CLÁUSULA DECIMOSEXTA. PREVALENCIA Y NOTIFICACIONES

En lo relativo a datos personales, este contrato prevalece sobre cualquier estipulación contraria de los Términos y Condiciones de la Licencia de Uso. Las notificaciones se enviarán a los siguientes correos: ENCARGADO, contacto@levelupdma.com; RESPONSABLE, el correo de contacto registrado en su cuenta del Software, que puede cambiar en cualquier momento desde Configuración.

CLÁUSULA DECIMOSÉPTIMA. ÁMBITO TERRITORIAL

Este contrato se aplica a los datos personales que el RESPONSABLE trata con el Software en relación con inmuebles ubicados en la República de Colombia y con pagos recibidos en Colombia, que es donde opera. El Software registra el país de cada inmobiliaria y de cada inmueble. Si el RESPONSABLE llegara a administrar inmuebles o a recibir pagos en otro país, las Partes suscribirán el documento que exija la ley de ese país antes de tratar esos datos en el Software.

CLÁUSULA DECIMOCTAVA. ACTUALIZACIÓN POR CAMBIOS EN LA LEY

Las Partes revisarán y actualizarán este contrato y sus anexos cuando cambien las normas que los rigen o las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. El ENCARGADO actualizará el modelo de política de tratamiento del Software cuando cambie la normativa y le informará al RESPONSABLE los cambios antes de aplicarlos. Si un cambio toca las finalidades del tratamiento, el Software volverá a pedir la aceptación de los Titulares que tienen cuenta, y el RESPONSABLE obtendrá la nueva autorización de los demás. Mientras la actualización se formaliza, prevalecerá lo que disponga la norma vigente.

Cuando este contrato cambie, el ENCARGADO avisará al RESPONSABLE por correo y dentro del Software con treinta (30) días calendario de antelación, y le pedirá aceptar la versión nueva. Si el RESPONSABLE no la acepta, podrá terminar la licencia sin penalidad antes de que la versión nueva rija.

CLÁUSULA DECIMONOVENA. ACEPTACIÓN ELECTRÓNICA Y CONSTANCIA

Este contrato se acepta por medios electrónicos al crear la cuenta en el Software, marcando una casilla que aparece desmarcada y que marca la propia persona que registra al RESPONSABLE. La aceptación constituye un mensaje de datos con plena validez y fuerza probatoria conforme a la Ley 527 de 1999.

El ENCARGADO guarda, por cada aceptación: la fecha y la hora, la dirección IP desde la que se aceptó, la versión aceptada de este contrato y de los Términos y Condiciones de la Licencia de Uso, el correo del usuario que aceptó y los datos de identificación del RESPONSABLE registrados en ese momento. Esa constancia se conserva mientras dure la relación y por cinco (5) años más.

El RESPONSABLE puede solicitar en cualquier momento, escribiendo a soporte@gestrent.com, una copia de este contrato en el estado en que lo aceptó y de la constancia de su aceptación. Si el RESPONSABLE prefiere suscribirlo con firma manuscrita o electrónica, el ENCARGADO se la entregará para firma, sin costo.

Las Partes dejan constancia de que la aceptación electrónica sustituye las firmas que traía la versión anterior de este documento.

ANEXO A · MODELO DE AUTORIZACIÓN PARA INQUILINOS, PROPIETARIOS Y CODEUDORES

Texto que el RESPONSABLE puede incluir como cláusula del contrato de arrendamiento o de administración, o firmar como formato independiente. Debe ser coherente con su Política de Tratamiento, que el Software genera con los datos de su cuenta, y conservar la prueba de cada autorización.

1. Autorización completa (contrato o formato firmado)

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Yo, [NOMBRE DEL TITULAR], identificado con [TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO], en calidad de [inquilino / propietario / codeudor], autorizo de manera previa, expresa e informada a [RAZÓN SOCIAL DE LA INMOBILIARIA], NIT [NÚMERO], con domicilio en [DIRECCIÓN], correo [CORREO] y teléfono [TELÉFONO] (la «Inmobiliaria»), para tratar mis datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y a su Política de Tratamiento de Datos Personales, disponible en [ENLACE DE LA POLÍTICA: el que muestra el Software en Configuración].

Mis datos serán tratados para:

• celebrar, ejecutar y administrar el contrato de arrendamiento o de administración del inmueble;
• generar cobros, recibos, estados de cuenta, liquidaciones, paz y salvos, actas de entrega y de recibo y certificados, incluidos los de naturaleza tributaria;
• expedir las facturas electrónicas y notas crédito de los cobros del contrato y transmitirlas a la DIAN, a través del proveedor tecnológico de factura electrónica que utiliza la Inmobiliaria;
• contactarme por correo, teléfono o mensajería sobre pagos, vencimientos, renovaciones, daños, servicios públicos y demás asuntos del contrato, incluidos recordatorios de pago enviados por correo electrónico;
• ofrecerme el pago en línea a través de la pasarela de pagos que la Inmobiliaria haya contratado, cuando ella lo habilite;
• llevar un historial interno de mi cumplimiento de pagos y del cuidado del inmueble, que no se comparte con otras inmobiliarias;
• ubicar el inmueble en un mapa;
• cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.

Conozco que la Inmobiliaria utiliza el software GestRent, operado por LEVEL UP SEO SEM AGENCY LLC como encargado del tratamiento, y que mis datos se almacenan en servidores ubicados en los Estados Unidos de América y, para la factura electrónica, también en Sudamérica, con medidas de seguridad adecuadas.

Como titular tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar mis datos; a solicitar prueba de esta autorización; a ser informado sobre el uso que se les da; a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; a revocar la autorización o pedir la supresión de mis datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y a acceder gratuitamente a ellos. Puedo ejercer estos derechos a través de [CORREO O CANAL DE ATENCIÓN DE LA INMOBILIARIA].

Declaro que no se me solicitaron datos sensibles y que la información que suministro es veraz.

Firma: ______________________   Nombre: ______________________

Documento: ______________________   Fecha: ______________________

2. Aceptación del Titular en su cuenta del Software

☐ Leí la Política de Tratamiento de Datos Personales de [RAZÓN SOCIAL DE LA INMOBILIARIA] y autorizo el tratamiento de mis datos como [inquilino / propietario], para las finalidades que ahí se describen.

El Software completa solo la razón social de la Inmobiliaria, el tipo de Titular —inquilino o propietario— y el enlace a la Política. La casilla aparece desmarcada y se muestra una sola vez, la primera vez que el Titular entra a su cuenta; el Software guarda la fecha, la hora y la versión de la Política aceptada, registrada a nombre del propio Titular.

El mismo texto sirve para formularios digitales propios del RESPONSABLE, siempre que la casilla aparezca desmarcada, la marque el propio Titular y se guarden la fecha y la hora de la aceptación.

3. Declaración que el Usuario hace en el Software al registrar a un Titular

Declaro que [NOMBRE DEL TITULAR] autorizó a [RAZÓN SOCIAL DE LA INMOBILIARIA] el tratamiento de sus datos personales, en la fecha y por el medio indicados, y que la inmobiliaria conserva la prueba de esa autorización.

El Software pone solo el nombre del Titular que se está registrando —«el inquilino» o «el propietario» mientras no se haya escrito— y la razón social del RESPONSABLE. Guarda con cada declaración el medio (cláusula del contrato, formato firmado, medio digital u otro), la fecha, el Usuario que la registró y la hora del registro. Las declaraciones no se pueden editar ni borrar; una revocatoria se registra como una declaración nueva.

ANEXO B · MEDIDAS DE SEGURIDAD

• Aislamiento entre clientes. Cada inmobiliaria solo puede ver sus propios datos. El aislamiento se aplica en la base de datos mediante reglas de seguridad por fila, activas y forzadas, y se verifica con pruebas automáticas.
• Acceso por roles. Administrador, operador, propietario e inquilino: cada rol ve únicamente lo que le corresponde. El RESPONSABLE puede quitar y devolver el acceso de cualquier cuenta sin borrar su historial.
• Cifrado. La información viaja cifrada (HTTPS/TLS) y se almacena cifrada en la infraestructura del proveedor de base de datos.
• Contraseñas. Mínimo de diez (10) caracteres; rechazo de contraseñas que aparecen en filtraciones públicas, comprobado sin enviar la contraseña ni el correo a ningún tercero; enlaces para crear o restablecer la contraseña de un solo uso, que vencen en una hora. Nadie, ni siquiera el ENCARGADO, conoce la contraseña de un Usuario.
• Enlaces de invitación y de confirmación. La invitación a un portal y la confirmación del correo al registrarse llevan un enlace propio del Software que sirve hasta siete (7) días. Se genera con 256 bits al azar y en la base de datos solo se guarda su huella (hash). Al abrirlo, el Software genera en ese momento el enlace de contraseña de una hora. Deja de servir cuando la persona crea su contraseña o confirma su correo, cuando se le envía una invitación más reciente o cuando se le retira el acceso.
• Límites de intentos. Las direcciones que crean cuentas, envían invitaciones, abren enlaces o usan las funciones de inteligencia artificial tienen límites por minuto, para frenar intentos automatizados.
• Archivos. Las fotografías y documentos se guardan en almacenamiento privado, al que solo se accede mediante enlaces temporales firmados.
• Trazabilidad. Las acciones sensibles —anulaciones, correcciones, cambios de propietario, notas, autorizaciones de tratamiento, invitaciones y cambios de acceso— quedan registradas con su autor y su fecha, sin posibilidad de edición posterior. La aceptación de los términos y de este contrato se guarda con su fecha, hora, dirección IP y versión.
• Copias de seguridad. Copias diarias con retención de siete (7) días en el proveedor de base de datos, y una copia semanal adicional fuera de la plataforma, en equipos del ENCARGADO protegidos con cifrado de disco, con retención máxima de noventa (90) días.
• Minimización. Las fotografías se comprimen y tienen plazos de conservación configurables por el RESPONSABLE: por ejemplo, las facturas de servicios públicos, seis (6) meses; las fotografías de daños, mientras dure el contrato y hasta veinticuatro (24) meses después.
• Inteligencia artificial. Estas funciones solo envían información cuando el Usuario lo solicita. Según sus términos comerciales, el proveedor no usa ese contenido para entrenar sus modelos.
• Administración de la plataforma. El acceso administrativo está restringido a personal autorizado del ENCARGADO, con segundo factor de autenticación.

ANEXO C · SUBENCARGADOS

Proveedores que el ENCARGADO utiliza para prestar el servicio y que tratan datos personales por su cuenta:

Factura electrónica y certificado de firma digital. Cuando el RESPONSABLE activa la factura electrónica, el Software comunica a LOPEZSOFT S.A.S. los datos indicados en la tabla, con el único fin de emitir, firmar y transmitir a la DIAN las facturas electrónicas y notas crédito del RESPONSABLE, de entregarlas al adquirente y de tramitar el certificado de firma digital con el que se firman. La DIAN recibe esas facturas como autoridad tributaria, en ejercicio de sus funciones legales, y no como Subencargado. LOPEZSOFT S.A.S. es Subencargado del ENCARGADO, aun cuando la cuenta del servicio esté a nombre de su Manager, que la contrata en nombre del ENCARGADO, y trata los datos según los términos y la política de tratamiento que publica y que el ENCARGADO acepta por medios electrónicos. Para emitir el certificado, el representante legal del RESPONSABLE recibe en su correo y en su celular un enlace para validar su identidad, que completa directamente con la entidad de certificación.

Conservación de las facturas. LOPEZSOFT S.A.S. conserva el XML firmado de cada factura electrónica y nota crédito durante cinco (5) años contados desde su emisión. El ENCARGADO guarda una copia del XML validado por la DIAN y del PDF de cada una, que el RESPONSABLE puede descargar desde el Software mientras dure la licencia y pedir al terminarla, según la cláusula decimotercera. Si necesita esos documentos por más tiempo, el RESPONSABLE también puede descargarlos desde el portal de la DIAN. La conservación de las facturas por el término que exige la ley corresponde al RESPONSABLE, en su calidad de facturador electrónico.

Pasarelas de pago. Si el RESPONSABLE habilita el pago en línea, contrata directamente con la pasarela que elija (por ejemplo Wompi, Bold o Mercado Pago) y esa relación es suya. El Software le transmite la referencia, el monto y, cuando están registrados, el nombre y el correo del Titular, con el único fin de generar el enlace de pago y registrar el pago confirmado. El dinero no pasa por el ENCARGADO.

Cobro de la licencia. El medio con el que el ENCARGADO cobra la licencia al RESPONSABLE no trata datos de los Titulares. Ese medio es Stripe: el RESPONSABLE paga en la página de Stripe y el ENCARGADO no recibe los datos de su tarjeta.

Los enlaces a Google Maps y a Waze se abren en el dispositivo del Usuario; el Software no envía datos a esos servicios.